Должностная инструкция в личном деле оригинал или копия

Должностная инструкция в личном деле оригинал или копия

Личное дело сотрудника


Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.
14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

Какие документы хранятся в личном деле работника

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем.

Обычно в данный перечень включают:

  1. трудовой договор (экземпляр работодателя);
  2. копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  3. заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  4. справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  5. договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  6. копию приказа о приеме на работу;
  7. договор о материальной ответственности и т. д.
  8. согласие на обработку персональных данных;

В период работы досье пополняют:

  1. копии документов о повышении квалификации;
  2. дополнительные
  3. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  4. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;

Можно ли расписываться не в оригинале должностной инструкции, а в копии?

При этом копия должна быть оформлена надлежащим образом (см.

приложение к ответу ниже). Однако в любом случае, работник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами, касающимися работника. В том числе, это относится к должностной инструкции работника. Это определено статьями 22 и 68 ТК РФ. Порядок ознакомления работника с локальными нормативными актами не регламентирован законодательством.
Поэтому работодатель вправе установить собственный порядок, закрепив его в локальном нормативном акте (ст.

8 ТК РФ). В том числе, такое ознакомление может производиться на заверенной копии документа, прикреплённого к трудовому договору. Тем не менее, если соответствующий порядок ознакомления работника с должностной инструкцией не будет закреплён на локальном уровне и (или) работник распишется на незаверенной копии должностной инструкции, то это может стать основанием для претензии со стороны инспекции труда.

На руках у сотрудника должен быть оригинал должностной инструкции или копия?

Если же должностная инструкция является самостоятельным документом, то, как правило, оригиналы инструкций, хранятся в отделе кадров, а их заверенные копии выдаются работникам на руки.

Законодательство не содержит ответ на данный вопрос, но с нашей точки зрения будет целесообразнее, если вы будете выдавать работникам именно заверенную копию. То есть, для того, что бы экземпляр инструкции работника приобрел юридическую силу, то его лучше заверить.

  • И обязательно ли её прошивать?
  • И нужно ли заверять копию?
  • Скажите пожалуйста, на руках у сотрудника должен быть оригинал должностной инструкции или копия.

Во избежание различных недоразумений в будущем, если должностная инструкция составлена на нескольких листах, нужно или прошить ее и пронумеровать, или на каждом листе предусмотреть строчки для подписей работника и работодателя (для парафирования). Подробности

Документы для личного дела работника и его формирование

Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные. Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль. Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г.
в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личное дело работника

Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Рекомендуем прочесть:  Езда на мкпп

заявление о приеме на работу; трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения; личный листок по учету кадров и дополнение к нему; анкета (); документы об образовании (копии); документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования; или ; должностные инструкции (регламенты); аттестационные листы, отзывы, представления; паспортные данные, свидетельство о браке и т.д.

(копии); заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;

Голосование:

))

[e-mail скрыт] Российская Федерация, Екатеринбург Написал 461 сообщение Репутация:

29 февраля 2012, 8:51 ну мы тоже по 2 экз.

делаем (1 в ЛД, 1 сотруднику), только на подпись сотруднику даем не оригинал ДИ и ее копию. Все оригиналы ДИ хранятся в папке как образцы, приходит новый сотрудник, мы снимаем 2 копии и даем ему на подпись.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Российская Федерация, Нижний Новгород Написал 789 сообщений Репутация:

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника. Видео — о ведении личных дел сотрудников: Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель.

Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации.

Например, в инструкции по делопроизводству. Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  1. какие документы входят в состав ЛД;
  2. где должны храниться папки с ЛД работников.
  3. кто формирует ЛД;

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации. Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде.

Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв.