Оглавление:
Номенклатура дел от А до Я
Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.
При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный): • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015)
Как подписать папку с документами образец
В крупных компаниях организация делопроизводства и ведение архива ложится на специальные отделы – канцелярию, общий отдел, управления делами и другие.
Важно В молодых же фирмах вся документация ложится на плечи секретаря.
В целом, работой над документацией занимается каждый человек, и чтобы у вас на рабочем столе не было завала из документов, рассмотрим несколько полезных советов. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки.
Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.
Номенклатура по охране труда.
Как назвать папку с документами организации
Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту.
Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.
Ваш юрист
В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов.
Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате, канцелярии). Как же на практике происходит формирование дел?
В начале календарного года на каждое дело из перечисленных в номенклатуре дел заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Разработка номенклатуры дел: классика жанра
Необходимо сравнение действующей в организации номенклатуры дел (конкретных заголовков дел и сроков хранения) с названиями категорий документов и обобщенными наименованиями видов документов, которые закреплены в статьях Перечня.
Следует изучить установленные Перечнем новые сроки хранения и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел вашей организации в следующем году (а при необходимости — уточнить заголовки дел) и обязательно переоформить ссылки на номера статей нового Перечня при указании сроков хранения дел. Зачем нужна номенклатура дел? Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке1.
В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen — имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел — закрепить
Основы делопроизводства и документооборота для новичков
Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.
Это документ с перечнем всех «дел» в организации.
Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2020 – год.
Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений.
Делопроизводство с нуля
Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах.
Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения.
И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью. По определению, зафиксированному в п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», делопроизводство (документационное обеспечение управления)
Как упорядочить документы
Например, отделу делопроизводства, канцелярии.
Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства.
Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п. Рассортируйте документы согласно списку.
Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.
Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии.
Как организовать ведение делопроизводства с нуля
Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю. Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами.
Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству.