Образец описи предъявляемых документов с указанием количества листов по каждому прилагаемому документы

Образец описи предъявляемых документов с указанием количества листов по каждому прилагаемому документы

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец


В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации. Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте. Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия.

Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел. Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2020 году. Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле.

Как правильно составить опись документов — образец?

Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются. Определить необходимые сроки вам поможет статья .

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя.

Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Среди ее основных реквизитов можно выделить: название организации (если архив — сторонняя организация); номер описи; дату описи; наименование

Как оформить опись документов

Это не является обязательным, но желательным требованием к подобным документам.

Быстро найти нужный документ поможет опись документов. Опись документов для архива не имеет специального формата.

В любом случае наименование организации должно быть указано. 2 Пропишите заголовок, который должен содержать информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись. Например, «Опись документов, находящихся в уголовном деле», «Опись документов, имеющихся в аттестационном деле», «Опись документов на визу в Данию» и т.д.

Если в организации составление описей ведется регулярно, пропишите порядковый номер описи. 3 Создайте таблицу, состоящую из следующих разделов: «№ п/п», «Наименование документа», «Количество листов в документе». Заполните все перечисленные поля.

При необходимости добавьте уточняющие столбцы в таблицу. Например, «Страницы с ___ по ___», «Номера страниц», «Ценность», «Примечание» и т.д. 4 Под таблицей напишите, сколько итого листов, документов или экземпляров вы включаете в опись.

Составляем опись документов в налоговую — образец

При отражении указанных вычетов в отчете 3-НДФЛ для представления его в ФНС физлицу необходимо также составить опись документов, обосновывающих понесенные им расходы.

При этом формат указанной описи не регламентирован. Некоторые налоговые инспекции самостоятельно выбирают ее вид, однако это не мешает налогоплательщику применять свой вариант описи. При этом в описи документов в налоговую по требованию (по образцу, представленному ниже) должна содержаться вся обосновывающая вычет документация.
Скачать образцы описей в налоговую о представлении документов по наиболее востребованным у налогоплательщиков вычетам — имущественному и социальному — вы можете на нашем сайте.

Опись документов для передачи в налоговую – образец будет представлен ниже – по социальному вычету на лечение включает: ; ; контракт на лечение; справку из медучреждения об оплате лечения;

Опись передачи документов образец

В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:

  1. текущая дата составления документа;
  2. место составления документа;
  3. название документа;
  4. присвоенные регистрационные номера перечисленных документов;
  5. оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.
  6. наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа;
  7. наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ;
  8. перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
  9. подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ);
  10. полное название предприятия, которому адресован документ;
  11. полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается.

Опись документов: правила использования и оформления

Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством. Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

  1. Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
  2. Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
  3. Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
  4. Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.
  5. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Внутренняя опись документов дела

Эта форма является обязательной. При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя.

Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д. Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.

В целом таблица не сложная: (картинки кликабельны)

  1. примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.
  2. регистрационный индекс документа – ,
  3. дата есть дата;
  4. номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
  5. заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
  6. № п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);

Под таблицей указывается общее количество документов в деле.

Образец архивной описи

Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек (один из них является председателем).

Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием:

  1. выводов проверки (отсутствия или неправильного учета дел; их состояния перечисляются требующие восстановления и невосстановимо испорченные и, следовательно, подлежащие списанию).
  2. причин сдачи в архив (например, истек срок, в течение которого документ должен был храниться в том подразделении, которое его создало, реорганизация и т.п.);
  3. номеров дел (указываются пропущенные или дублированные);

Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах (образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом).

Внутренняя опись документов личного дела

Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  1. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
  2. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.