Состав и внутренняя опись документов личного дела работников рк

Опись документов в личном деле работника — образец


Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой . Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Что касается срока их хранения, то он составляет:

  1. не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).
  2. не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.

Внутренняя опись документов личного дела — образец

Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Ее бланк вы можете скачать на нашем сайте. Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:

  1. инструкции (по охране труда, должностная);
  2. аттестационные листы;
  3. копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
  4. автобиография;
  5. личные заявления работника;
  6. заявление о приеме на работу
  7. личная карточка сотрудника;
  8. характеристики и рекомендации.
  9. трудовой договор;
  10. копия ИНН;
  11. копия СНИЛС;
  12. копия паспорта;
  13. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

Внутренняя опись документов личного дела (образец)

для доступа к данному документу на нашем сайте, отправьте sms-сообщение с текстом zan на номер Абоненты GSM-операторов (Activ, Kcell, Beeline, NEO, Tele2) отправив SMS на номер , получат доступ к Java-книге.Абоненты CDMA-оператора (Dalacom, City, PaThword) отправив SMS на номер , получат ссылку для скачивания обоев. После отправки sms-сообщения, вы получите доступ к Java-книге/ссылку для скачивания обоев, а также PIN-код для полного доступа к документу.Введите его здесь: PIN-код: Если вы не получили SMS с pin-кодом, звоните в абонентскую службу компании «RGL Service» по телефону +7 (727) 356-54-16в рабочее время (пн, ср, пт: с 8:30 до 13:00, с 14:00 до 17:30; вт, чт: с 8:30 до 12:30, с 14:30 до 17:30).По остальным вопросам обращайтесь в компанию «ИнфоТех&Сервис» по тел.: +7 (727) 222-21-01 Внутренняя описьдокументов личного дела № __________ Номер

Правила формирования личного дела на сотрудника

Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

  1. , , ;
  2. личное ;
  3. выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
  4. ;
  5. .
  6. выписки из протоколов об избрании на должность;
  7. копии документов об образовании;
  8. выписка из приказа о приеме на работу;
  9. медицинские справки;
  10. рекомендации и характеристики;

2.

Стоимость услуги — тенге с учетом НДС.

Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

  1. ;
  2. служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
  3. акты, уведомления и т.
  4. копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
  5. выписки (копии) из , и , переводах и перемещениях и т. д.;
  6. копии документов об образовании, повышении квалификации;

Порядок формирования и состав личного дела сотрудника

Действующим законодательством формирование ЛД предусмотрено только для госслужбы, где формируется номенклатура и резерв сотрудников.

В предприятиях иных форм собственности, где такие дела ведутся, имеется шкаф, часто несколько шкафов с пыльными папками, материалы которых просто повторяют сведения из карточки Т-2 по учёту кадров. И всё же, в чём заключаются порядок формирования и состав личного дела работника? Материалы ЛД содержат ксерокопии кадровых документов.

Таких как приказы, заявления и т. п. Сторонники ведения ЛД сотрудников указывают на то, что копии документов о работнике, сведения об аттестации удобнее хранить по признакам персонализации, а не в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников. Сегодня этот вопрос полностью передан на усмотрении руководства компании и должен регламентироваться внутренним положением или уставом организации.

В своей деятельности кадровая служба руководствуется,

Личное дело работника – как его правильно оформить


В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике.

В этом случае самым полным источником считается личное дело работника.

Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне. Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним.
А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.

Рекомендуем прочесть:  Дизайн для склада готовых изделий

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело.

Это необходимо

Внутренняя опись документов личного дела

Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).

К ним относятся

  1. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  2. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.

Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Внутренняя опись документов дела

Как правило, эти документы называются «Дополнение к личному листку по учету кадров» («Дополнение к анкете»). Обычно они имеют табличную форму (приложение 4) и разрабатываются по усмотрению работодателя.

Дополнение к личному листку по учету кадров работник кадровой службы заполняет после того, как поступили документы, отражающие первое изменение признаков личного листка по учету кадров. Все изменения (награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов) вносятся на основании соответствующих документов.

Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров. Обязательным реквизитом дополнения к

Личное дело работника: какие документы должны в нем храниться?

п.

Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк.

Таким образом, с учетом вышеизложенного можно сделать вывод о том, что в личном деле сотрудников организации должны находиться следующие документы:

  • копия трудовой книжки;
  • внутренняя опись документов дела.
  • копия трудового договора;
  • справки о состоянии здоровья – при необходимости;
  • копии документов об образовании, сертификатов;
  • копия удостоверения личности либо вида на жительство либо удостоверение оралмана;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся работника;
  • личный листок по учету кадров;

В соответствии с пунктом 139 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.